事務局の力(1)議事録作成の意義とそのペナルティ

こんばんわ。峠坂です。久しぶりの更新になります。

喫緊に会社関係、非営利組織、各種任意団体とお話しさせていただく機会がございまして、その際、組織の【事務局】にお勤めの方と打ち合わせをし、大変なご苦労がおありだと感じ入り、当職も微力ながら記事を書こうと考えました。「事務局の力」と題して記事を更新をしていこうと思います。第一回目は【総会議事録作成の意義とそのペナルティ】です。

議事録はいつ、どこで、だれが発言し、話し合いの場でどのようなことが決められたか、それを組織に問い合わせが来た場合に事務局がこたえられるようにするためのものです。

事務局は理事会(取締役会)や総会(株主総会 社員総会 評議会)で決められたことを記録保存しなければなりません。

最近はICレコーダー(録音)などもありますが、その内容はそのままでは用いることができません。発言者の発言の趣旨や問題点、決められたことの要点を整理して事務局が議事録として記録し保存しなければなりません。

会社法の規定では「株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならず」、「株主総会の作成の日から10年間(支店では5年間その写しを)保管しなければなりません」(会社法318条1項、2項)。

事務局には様々な書面が存在していますが、議事録については法務省令で書き方が決まっているものです。したがってその【様式】に従わなければならないものということになります(委細は別タイトルでお話しいたします)。

また、事務局は議事録を事務所に【10年間保管】しておかなければなりません

議事録を作成しなかった場合、その組織に課されるペナルティも気になるところです。会社法の規定によると、「定款、株主名簿、株券喪失登録簿、新株予約権原簿、社債原簿、議事録、財産目録、会計帳簿、貸借対照表、総益計算書、事業報告、事務報告・・・・・の書面または電磁的記録に記載し、または記録すべき事項を記録せず、もしくは記録せず、又は虚偽の記載若しくは記録をしたとき」役員等(取締役)は100万円以下の過料に処するとあります(976条7号)。議事録の設置義務(本店・支店に保管しておく義務)を果たさなかった場合も同様です(976条8号)。詳細は事務所までお気軽にお問い合わせください。

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